Mulai memahami
ModulBiz Invoice.

Langkah berikut berlaku bagi pengguna yang sudah diberi akses. Aplikasi masih PRIVATE — Segera Hadir; pendaftaran umum belum dibuka.

1. Pada halaman pendaftaran, pilih Jenis Akun: Pribadi atau Usaha / Perusahaan.
2. Isi Nama Lengkap, Email, Nomor WhatsApp, Password dan Ulangi Password. Untuk akun usaha, isi Nama Perusahaan Lengkap sesuai nama resmi. Untuk akun pribadi, isi Nama Profesi/Usaha. NPWP bersifat opsional.
3. Sistem mencocokkan nama perusahaan. Jika ditemukan, akun bergabung dengan perusahaan yang sama; jika belum, workspace baru dibuat setelah pendaftaran. Tidak perlu membuat perusahaan ganda karena perbedaan penulisan PT/PT. atau Tbk/Tbk.
4. Selesaikan pendaftaran. Jika muncul permintaan konfirmasi, periksa email dan buka tautan konfirmasinya untuk melanjutkan ke dashboard.
5. Untuk masuk kembali, isi Email dan Password pada halaman login.

Trial pribadi tersedia selama 7 hari atau 10 dokumen. Persetujuan Admin ModulBiz diperlukan untuk langganan berbayar apabila perusahaan sudah memiliki admin; bukan syarat untuk memulai Trial pribadi.

Identitas perusahaan membantu pelanggan mengenali penerbit dokumen. Periksa nama perusahaan atau workspace yang sedang digunakan sebelum menyiapkan penawaran maupun invoice.

• Nama Perusahaan Lengkap diisi saat pendaftaran akun Usaha / Perusahaan. Gunakan nama resmi, bukan nama pelanggan Anda.
• Nama Profesi/Usaha tersedia untuk akun Pribadi.
• NPWP tersedia sebagai kolom opsional saat pendaftaran. Isi hanya jika sesuai dengan identitas usaha Anda.
• Lengkapi logo melalui Logo Perusahaan dan informasi pembayaran serta penandatangan melalui Pengaturan Invoice.

Pada versi yang diperiksa, halaman profil perusahaan berfungsi untuk mengelola logo. Form mandiri untuk mengubah alamat, kota, provinsi, atau identitas perusahaan belum tersedia di halaman ini. Jika identitas penerbit perlu diperbaiki, hubungi pengelola ModulBiz sebelum memakai dokumen resmi.

Kolom Alamat, Kota, Provinsi, dan Kode Pos di menu Customer adalah milik pelanggan, bukan identitas perusahaan penerbit.

1. Buka menu Logo Perusahaan dan pastikan nama perusahaan benar.
2. Klik Upload Logo. Jika logo sudah ada, tombol berubah menjadi Ganti Logo.
3. Pilih file PNG, JPG, atau JPEG dengan ukuran maksimum 2 MB.
4. Tunggu proses selesai, lalu periksa pratinjau logo dan pesan keberhasilannya.

Gunakan logo persegi atau horizontal. PNG dengan latar transparan biasanya lebih mudah ditempatkan pada dokumen. Logo berlaku khusus untuk perusahaan tersebut, bukan untuk seluruh pengguna ModulBiz.

Hanya pemilik atau admin perusahaan yang dapat mengganti logo. Tombol Hapus Logo tersedia jika logo telah terpasang; gunakan hanya bila memang ingin menghapusnya.

Buka Pengaturan Invoice. Pengguna yang memiliki hak pengelolaan dapat melengkapi bagian berikut.

Informasi Pembayaran

• Nama Bank: bank tujuan pembayaran perusahaan.
• Nomor Rekening: rekening tujuan yang benar.
• Atas Nama Rekening: nama pemilik rekening.

Jika memakai transfer bank, isi ketiganya agar instruksi pembayaran lengkap. Periksa ulang sebelum menyimpan.

Penandatangan Invoice

Isi Nama Penandatangan dan Jabatan. Nama dan jabatan ditampilkan setelah tulisan “Hormat kami,” pada dokumen cetak.

Pengiriman Email Invoice

Isi Email Balasan Perusahaan dengan alamat yang dapat menerima pesan. Ketika pengiriman Email Invoice aktif, balasan pelanggan diarahkan ke alamat ini. Mengisi alamat ini tidak dengan sendirinya mengaktifkan layanan pengiriman email.

Klik Simpan Pengaturan dan tunggu pemberitahuan berhasil. Pengaturan berlaku khusus untuk perusahaan Anda.

1. Buka Customer, lalu klik Tambah Customer.
2. Lengkapi form Customer Baru. Tanda bintang (*) berarti wajib diisi.
3. Klik Simpan Customer dan periksa notifikasi berhasil. Gunakan Batal untuk membatalkan pengisian.

TOP (Term of Payment) adalah jangka waktu pembayaran dalam hari sejak tanggal Invoice. Default TOP pelanggan membantu mengisi TOP saat membuat Invoice; periksa lagi sesuai kesepakatan.

Pada daftar Customer, gunakan kotak pencarian untuk menemukan pelanggan. Filter status menyediakan pilihan semua, aktif, dan nonaktif. Periksa filter bila pelanggan yang dicari tidak terlihat.

1. Buka Produk / Jasa lalu klik Tambah Produk / Jasa.
2. Pilih Jenis: Produk atau Jasa.
3. Isi Nama Produk / Jasa, Deskripsi bila diperlukan, Satuan, dan Harga Satuan.
4. Klik Simpan Produk / Jasa, lalu periksa item pada daftar.

Daftar ini adalah master item untuk memudahkan pengisian Quotation dan Invoice. Fungsinya bukan pengelolaan stok atau inventory.

Quotation adalah penawaran harga untuk dipelajari pelanggan sebelum menjadi tagihan.

1. Buka Quotation lalu klik Buat Quotation.
2. Pilih Customer. Pastikan identitas dan kontaknya benar.
3. Isi Tanggal Quotation dan Berlaku Sampai. Masa berlaku tidak boleh mendahului tanggal penawaran.
4. Pilih Produk atau Jasa dari daftar, lalu klik OK untuk menambahkan item. Lengkapi rincian item, jumlah, satuan, dan harga yang diperlukan.
5. Isi Diskon Produk dan Diskon Jasa jika ada. Diskon berupa nominal dan tidak boleh melebihi subtotal kelompoknya.
6. Periksa Ringkasan Quotation, Total sebelum PPN, serta Grand Total.
7. Aktifkan Gunakan PPN hanya jika sesuai transaksi Anda. Periksa persentase yang ditampilkan aplikasi; pilihan aplikasi bukan penetapan bahwa satu tarif berlaku untuk semua transaksi.
8. Klik Simpan Quotation dan periksa dokumen yang tersimpan sebagai Draft.

Periksa seluruh rincian sebelum pengiriman. Menyimpan Draft belum mengirimkan penawaran kepada pelanggan.

PDF dan WhatsApp

1. Buka detail Quotation. Untuk pengguna di luar Trial, gunakan Unduh PDF Quotation bila memerlukan salinan.
2. Pada Draft, klik Kirim Quotation dan pilih WhatsApp.
3. Periksa Nomor WhatsApp Penerima dan Pesan WhatsApp. Klik Unduh PDF & Buka WhatsApp.
4. Di WhatsApp, lampirkan PDF dari folder unduhan dan kirim bersama pesan kepada penerima yang benar.
5. Kembali ke aplikasi, lalu klik Sudah Dikirim (Konfirmasi) hanya setelah pesan dan PDF benar-benar dikirim.

Membuka WhatsApp atau mengunduh PDF tidak mengubah dokumen menjadi terkirim. Jika pengiriman belum dilakukan, jangan mengonfirmasi.

Email

Pilih Kirim Quotation → Email. Periksa Alamat Email Penerima, Subjek Email, dan Pesan Email. Klik Kirim Email Sekarang, lalu Ya, Kirim Email pada konfirmasi. Alur ini menyiapkan lampiran PDF melalui server. Gunakan hanya bila layanan email tersedia; tunggu hasil pengiriman dan periksa status. Jangan menganggap berhasil jika muncul pesan gagal.

Keputusan pelanggan

Pada penawaran Sudah Dikirim, pilih Customer Setuju atau Customer Tolak hanya setelah menerima keputusan pelanggan. Ini pencatatan oleh pengguna, bukan bukti pelanggan menekan tombol sendiri. Quotation yang disetujui dapat dilanjutkan dengan Buat Invoice dari Quotation. Batalkan Quotation tersedia pada Draft atau Sudah Dikirim.

Persetujuan, penolakan, dan pembatalan tidak dapat dikembalikan melalui alur biasa. Baca dialog konfirmasi dengan teliti. Pada Trial, pencatatan status adalah simulasi dan bukan pengiriman WhatsApp atau Email sungguhan.

1. Buka Invoice dan klik Buat Invoice.
2. Pilih Invoice Manual untuk mengisi tagihan secara langsung, atau Invoice Dari Quotation untuk menggunakan penawaran yang disetujui.
3. Untuk Invoice Manual, pilih Customer. Untuk Invoice Dari Quotation, pilih Quotation yang tersedia dan periksa data yang dibawa ke Invoice.
4. Isi Tanggal Invoice dan TOP. Pilihan umum meliputi 0, 7, 14, 30, 45, dan 60 hari; nilai khusus berada pada rentang 0–365 hari.
5. Periksa Jatuh Tempo yang dihitung dari Tanggal Invoice ditambah TOP. TOP 0 berarti COD / jatuh tempo pada tanggal Invoice.
6. Pilih Produk/Jasa dan periksa jumlah, satuan, harga, serta diskon. Aktifkan PPN apabila sesuai, lalu periksa total Invoice.
7. Klik Simpan Invoice Draft. Periksa kembali detail sebelum mengirimkannya.

Contoh fiktif: Tanggal Invoice 1 Oktober 2026 dengan TOP 30 hari menghasilkan jatuh tempo 31 Oktober 2026. Mengganti tanggal Invoice atau TOP akan menghitung ulang jatuh tempo.

Invoice dari Quotation membantu membawa data penawaran yang disetujui. Tetap periksa tanggal, TOP, dan nilai tagihan sebelum menyimpan. Draft belum merupakan catatan pengiriman atau pembayaran.

Aplikasi memisahkan status pengiriman dari status pembayaran.

Detail, penyuntingan, dan cetak

Buka dokumen dari daftar Invoice untuk melihat detail. Di luar Trial, Edit Invoice tersedia saat masih Draft. Cetak Invoice tersedia pada Draft atau Sudah Dikirim; ikuti pilihan cetak yang ditampilkan, termasuk area meterai bila diperlukan. Dialog cetak browser dapat digunakan untuk menyimpan sebagai PDF jika tersedia. Pada Trial, Cetak Contoh Invoice mengunduh contoh yang bukan dokumen resmi.

WhatsApp

1. Pada Draft di luar Trial, klik Kirim Invoice, pilih WhatsApp, lalu periksa penerima dan isi pesan.
2. Klik Unduh PDF Invoice. PDF standar disiapkan tanpa meterai.
3. Klik Buka WhatsApp, lampirkan PDF secara manual dari folder unduhan, lalu kirim pesan dan PDF.
4. Kembali ke aplikasi. Pada Konfirmasi Pengiriman, pilih Sudah Dikirim hanya jika pengiriman benar-benar selesai. Jika belum, pilih Belum Dikirim.

Email

Pilih Email pada formulir Kirim Invoice. Periksa alamat penerima, Subjek Email — bisa diedit, dan Isi Pesan — bisa diedit. Klik Kirim Email lalu Ya, Kirim Email Sekarang. Tunggu hasil dari layanan email; Salin Draf hanya menyalin teks, bukan mengirim. Bila hasil percobaan belum pasti, jangan mengirim ulang sebelum diperiksa pengelola.

Lampiran pendukung

Di luar Trial, bagian Lampiran Invoice menyediakan Upload Lampiran untuk PDF, JPG/JPEG, atau PNG, maksimum 10 MB per file. Gunakan Buka untuk melihat lampiran dan Hapus hanya bila memang ingin menghapusnya. Lampiran pendukung yang disimpan tidak berarti otomatis ikut terkirim melalui WhatsApp atau Email.

Pembayaran dan pembatalan

Pada Invoice Sudah Dikirim yang Belum Lunas, gunakan Konfirmasi Pembayaran setelah seluruh pembayaran benar-benar diterima. Baca dialog lalu konfirmasikan; status menjadi Lunas. Ini pencatatan pembayaran, bukan penarikan uang otomatis dan bukan pencatatan cicilan.

Batalkan Invoice tersedia pada Draft atau Sudah Dikirim yang Belum Lunas. Lengkapi alasan pada dialog dan klik Konfirmasi Pembatalan. Pembatalan tidak dapat dibatalkan kembali; nomor dan riwayat dipertahankan.

Pada Trial, tombol Kirim Invoice hanya mensimulasikan perubahan status. Dokumen tidak benar-benar dikirim kepada pelanggan. Jangan gunakan dokumen Trial untuk transaksi resmi.

Trial Gratis

Trial berlangsung 7 hari atau 10 dokumen gabungan Quotation dan Invoice, mana yang tercapai terlebih dahulu. Trial untuk mempelajari aplikasi; dokumennya tidak diperuntukkan untuk dikirim sebagai dokumen transaksi resmi.

Paket tahunan memberikan 12 bulan penggunaan dengan pembayaran 11 bulan.

Alur langganan bagi pengguna berakses

1. Buka halaman paket/langganan dan pilih periode bulanan atau tahunan.
2. Periksa pilihan Basic atau Pro. Jika perusahaan sudah memiliki Admin ModulBiz, selesaikan proses persetujuan aktivasi dan periksa status persetujuannya sebelum melanjutkan pembayaran.
3. Jika akses pembayaran telah diizinkan pengelola, aplikasi menyiapkan pesanan dan menampilkan konfirmasi untuk melanjutkan melalui Midtrans. Periksa paket, periode, dan informasi lingkungan pembayaran yang ditampilkan.

Segera Hadir. Akses publik belum dibuka. Pembayaran Production belum dinyatakan aktif karena masih dalam proses persetujuan. Jangan melakukan pembayaran sungguhan sebelum ada pengumuman resmi. Jika pengelola mengizinkan pengujian Sandbox, transaksi Sandbox tidak menggunakan uang sungguhan.